ERP SKIFMUSIC

Зачем нужна ERP?

В небольшом розничном магазине чаще всего используют простые программы для товарного учета с возможностью подключения внешней кассы.

Если мы решили начать продавать свои товары на маркетплейсах, то достаточно подключить дополнительное приложение внутри складской программы. Чаще всего такие приложения транслируют данные о товарах на маркетплейс, а обратно забирают данные о заказах. Не гибко, плохо администрируется — но работает и ладно.

Решили запустить интернет-магазин? Делаем «сайт» на базе Битрикс, InSales, WordPress и им подобным. Дальше этот сайт нужно соединить со складской программой. Данные о заказах и клиентах хранятся в CRM сайта, данные о товарах и ценах — в складской программе.

Потихоньку растем. Нам нужен бухгалтер. А бухгалтеру обязательно нужно работать строго в 1С. Пытаемся настроить выгрузку данных из сайта и складской программы в 1С. Кое-как настроили — работает и ладно.

Растем дальше. Насмотревшись роликов на Youtube решили зачем-то подключить мощные CRM в виде AMO или Битрикс 24. И тут нужно как-то настроить передачу данных из одного сервиса в другой.

А потом еще пойдут рассылки, смс-ки, звонки клиентам через телефонию и пошло-поехало.

На выходе, после подключения разных сервисов, мы получаем большое количество источников данных, которые нужно как-то соединять между собой:

• Данные о товарах и ценах на складе хранит складская программа;
• Данные о товарах и ценах на сайте хранит интернет-магазин;
• Данные о клиентах хранит внешняя CRM;
• А бухгалтер упорно продолжает ругаться со всеми и работает в 1С. Куда не выгружается и половина необходимых данных.

На рисунке хорошо видно, что часть программ общается только в одну сторону.

А теперь ответьте на простой вопрос: где нужно поменять цену на товар, чтобы она поменялась сразу везде? И на сайте, и на МП, и на складе? А где редактировать клиента, если он попросил номер телефона в заказе поменять?

Таких вопросов возникает много, но их стараются не замечать. Проблемы возникают редко, они вроде как не критичны. И всегда есть дешевый сотрудник, который всё исправит.

А теперь представьте на минуту, что у вас 35 розничных магазинов и каждый со своими розничными ценами. Несколько складов в разных городах и странах. Мастерские, которые продают услуги. Разные маркетплейсы с разными ценами. 50+ поставщиков товаров. 100+ сотрудников. И всё это должно работать как часы, а не кое-как. Для этих целей и нужна ERP.

Главная задача ERP — автоматизация и управление ежедневными бизнес-процессами компании. Вторая задача — сделать жизнь проще. И сотрудникам, и клиентам.

Многие думают, что ERP всё усложняет. Усложняет, если бизнес не дорос до внедрения такой системы. Если бизнес дорос, то начинается поиск решений. И чаще всего поиск заканчивается на готовых решениях от 1С. И при большом количестве плюсов 1С, есть и много жирных минусов:

• избыточность — много лишних полей, кнопок, функций, разделов.
• сложность в освоении — вы видели инструкцию Битрикса?
• стандартизация процессов — каждый бизнес по своему уникален, но с использованием готовых решений ему приходится адаптировать свои процессы под эти решения. Иногда это хорошо, а иногда очень мешает.
• стоимость — и внедрения, и обучения, и поддержки.

В начале 2020 года мы поняли, что доросли до полноценной ERP. И, как и многие, начали поиск готовых решенией.

Мы анализировали стоимость и сложность внедрения, администрирования. Анализировали процессы внутри. Накладывали свои сценарии и особенности бизнеса на готовые модули. И так и не смогли найти идеальный вариант. Поэтому и приняли решение разработать свою программу для управления бизнесом.

ERP SKIFMUSIC

Мы писали ERP не ради того, чтобы потом всем сказать «У нас своя ERP!». Мы решали задачу автоматизации рутинных процессов для сокращения издержек, ускорения и упрощения работы и легкого масштабирования бизнеса. Каждый процесс в компании мы разложили на понятные блок-схемы. Как обрабатывают заказы клиентов, как выписывают документы, как работает склад и т.д.

Пример одной из схем :)

Затем, мы разделили схемы по блокам (модулям) и начали оцифровывать один за другим:

Интернет-магазин (CMS)

skifmusic.ru — современный, быстрый и удобный интернет-магазин. Каталог насчитывает более 160 тысяч товаров. Поиск, навигация, контент — всё это объединил модуль CMS. Товары на сайте появляются автоматически, как только этот товар появляется в прайсе поставщика. Все прайсы поставщиков разбираются и обновляются по ценам и наличию автоматически, раз в день.

Контент по товару (характеристики, описания, фото) подтягивается различными парсерами с различных источников автоматически. Администрированием такого большого каталога занимается всего 1 человек!

CRM

CRM — модуль взаимодействия с клиентами. Чаты, телефония, рассылки по почте и смс. История звонков, посещений, покупок, обращений и взаимодействий. Быстро отправить сообщение клиенту? Перезвонить в нужное время? Посмотреть историю заказов? Прослушать звонок? Всё это доступно в одном месте. По одному клику!

Сборщик лидов

Брошенные корзины, предзаказы, формы обратного звонка, вопросы клиентов — все это стало доступным благодаря нашей CRM.

Управление заказами клиентов

Мы серьезно упростили жизнь нашим менеджерам. Больше не нужно выписывать документы, отправлять заявки, контролировать закупку или отправку со склада. Менеджеру остается только общаться с клиентом и подтверждать заказ!

Менеджеру остаётся либо отправить заказ на сборку, либо отменить. После того, как заказ перейдет в сборку, соответствующие документы оформляются автоматически, а ответственные сотрудники получат свои задачи. Также мы внедрили различные проверки и «защиту от дурака». Требуется предоплата по заказу, но клиент еще не оплатил заказ? Менеджер не сможет поменять статус и заказ без оплаты никуда не поедет.

Управление закупками

Один из важнейших процессов в компании. И благодоря возможностям ERP управляет этим процессом один человек.

Закупка для заказов

Мы не можем держать на складе 160к товаров, поэтому часть приходится докупать под заказ клиента. В обычной ERP эта задача при 70+ поставщиках могла бы превратиться в логистический ад. Но не в нашей ERP.

ERP подсказывает закупщику где купить товар и за сколько. И не позволит не купить товар.

Закупка на склад

Но ведь нам нужно еще поддерживать и наличие на складах и в магазинах! Стандартные ERP системы работают со штуками и количествами. То есть можно указать какие позиции нужно держать на конкретном складе и когда докупать. Наша ERP система умеет анализировать ассортимент по десятку параметров и давать рекомендации закупщику. Что в целом значительно повышает оборачиваемость товаров.

Товарная матрица

Таким функционалом никого не удивить. Но видели ли вы где-то срез по складу, корпусу гитары, наличию и потребности?

В матрице мы видим срез по всем необходимым параметрам и можем оперативно реагировать на изменения наличия. Кончились дредноуты Cort с розничной ценой от 40 до 50 рублей? Система это увидит и подскажет что и где докупить!

Модуль для работы с б/у товарами

Рынок б/у гитар в частности и музыкального оборудования в целом просто огромный. Основное место продажи б/у товаров в России это Авито. Но часть покупателей и продавцов по разным причинам не хочет связываться с Авито. Тогда эти люди идут к нам. В ERP есть возможность быстро создать договор покупки б/у товара или приема на комиссию (реализацию). Менеджеру нужно только проверить инструмент и заполнить паспортные данные в договоре. А дальше — магия: товар появится на сайте по нужной нам цене, продавец легально получит деньги за товар, бухгалтерия получит все необходимые документы и проводки. И конечно система подскажет, что еще нужно докупить или взять на комиссию, чтобы получить хороший ассортимент в магазине.

Ремонт гитар

В каждом магазине SKIFMUSIC есть гитарный мастер. Для того, чтобы мастеру было легче жить мы реализовали модуль «Ремонт гитар». Что ремонтировать? В каком порядке ремонтировать? Какие материалы куда пошли? Кому звонить, когда заявка выполнена? На все эти вопросы ответит ERP.

Мастеру остается нажимать всего несколько кнопок. Ну и конечно же ремонтировать гитары.

Логистика

Доставка заказов до клиента, закупка товаров у поставщиков, перемещения между складами и магазинами, поставки на склады маркетплейсов — всё это может быть страшной головной болью для всех сотрудников компании. Но не в нашем случае!

Доставка до клиента

Мы реализовали интерфейс, в котором ответственный сотрудник видит что, кому, когда и какой транспортной компанией отправить.

Перемещения между складами и магазинами

В классических ERP есть функция перемещения товаров между точками. Нажал кнопку — товар переместился. А как же перевозка? Как учесть срок транспортировки товара из точки А в точку Б? ERP SKIFMUSIC умеет анализировать потребности, автоматически формировать перемещения, учитывать сроки перемещения и самое главное — делает процесс простым и наглядным.

Транспортные компании

СДЭК, Боксберри, Деловые Линии — ТК, которые использует компания может быть очень много. И тут начинаются проблемы: у каждой ТК свой калькулятор тарифов. Завис калькулятор СДЭКа? Зависла корзина! А еще нужно учитывать точку отправки, точку доставки, габариты, страховки и самое главное — сроки. Мы пошли по самому очевидному пути и написали свои калькуляторы. Теперь мы не зависим от работоспособности внешних сервисов. Система сама может всё просчитать и предложить оптимальный вариант доставки по срокам и стоимости.

Маркетплейсы

Тот самый единорог. Вот сейчас подключим и «заживем». Но без автоматизации и аналитики скорее всего не «заживем». Глубокое взаимодействие с помощью API с известными маркетплейсами позволяет нам собирать в одном месте все данные по доходам, расходам, комиссиям, что куда отправлять и т.д. То есть не только передача остатков склада и цен, которую обеспечивает множество сторонних приложений, но и глубочайшая аналитика для принятия решений. И самое главное — мы получаем прозрачные финансовые отчеты!

Обучение и инструкции

Чем понятнее система и интерфейсы в целом — тем лучше. Потребуется меньше времени на ввод новых сотрудников, обучение. Меньше ошибок и так далее. И не смотря на то, что мы идем по пути тотального упрощения, мы всё равно не можем обойтись без инструкций. Для этого мы сделали целый раздел, базу знаний.

База знаний включает в себя:

• технические инструкции по взаимодействию с ERP
• регламенты для правильной работы
• общие инструкции
• обучающие инструкции и статьи

Наличие такого раздела существенно упрощает жизнь и руководителям, и сотрудникам.

Аналитика

Различным отделам нужно видеть различные наборы данных для принятия решений. Сотрудники хотят видеть свои зарплаты в реальном времени, управляющим нужно видеть результаты торговой точки. Директорам нужны срезы по их отделам. В ERP SKIFMUSIC реализованы все необходимые отчеты и дашборды, которые обновляются в реальном времени.

Резюмируем

Как уже говорили выше: «Главная задача ERP — автоматизация и управление ежедневными бизнес-процессами компании. Вторая задача — сделать жизнь проще. И сотрудникам, и клиентам.» Хорошая ЕРП это не та, которая дает много кнопочек, окошек и отчетов, а та — которая упрощает жизнь. Мы считаем, что именно благодаря ERP SKIFMUSIC мы смогли добиться таких результатов. И не собираемся на этом останавливаться.